In de Nota evenementenvergunningen Eindhoven Gastvrij en Veilig, vastgesteld door de gemeenteraad in 2017, vind je de algemene regels voor het organiseren van evenementen in Eindhoven. Hierin staat informatie over categorieën evenementen, de procedure, de beoordeling van de vergunningsaanvraag, voorwaarden en voorschriften voor vergunningverlening en toezicht & handhaving.

De gemeente Eindhoven kent veel interessante en mooie locaties om een evenement te organiseren. Voor veel locaties die geschikt zijn als evenemententerrein is in 2015 een profiel opgesteld. In deze locatieprofielen vind je de mogelijkheden en kenmerken van de verschillende terreinen, de maximering van het aantal evenementen per jaar, geluidsnormen en eindtijden.

Locatieprofiel Evenementen: 18 Septemberplein
Locatieprofiel Evenementen: Begijnenhof
Locatieprofiel Evenementen: Clausplein
Locatieprofiel Evenementen: Fensterrein
Locatieprofiel Evenementen: Genneper Parken
Locatieprofiel Evenementen: J.F. Kennedylaan e.o.
Locatieprofiel Evenementen: Lichtplein
Locatieprofiel Evenementen: Markt
Locatieprofiel Evenementen: Philips Stadion
Locatieprofiel Evenementen: Stadhuisplein
Locatieprofiel Evenementen: Stadspark de Karpen
Locatieprofiel Evenementen: Stadswandelpark
Locatieprofiel Evenementen: Stationsplein
Locatieprofiel Evenementen: Stratumseind 
Locatieprofiel Evenementen: Strijp S 
Locatieprofiel Evenementen: Wilhelminaplein

Als jouw locatie hier niet bijstaat, dan gelden de eindtijden en geluidsbelasting op blz. 36 van de Nota evenementenvergunningen Eindhoven Gastvrij en Veilig.

Bij een vergunningsaanvraag moet in ieder geval worden aangeleverd:
·       een tekening: Een tekening van het evenemententerrein met een schaalaanduiding en een noordpijl.
·       een veiligheidsplan: Een plan waarin je aangeeft wat je gaat organiseren, hoe de organisatie eruit ziet, wat de mogelijke risico’s zijn en welke maatregelen je gaat nemen om de veiligheid tijdens je evenement zo goed mogelijk te regelen.

Afhankelijk van de aard en de grootte  van je evenement, kan er worden gevraagd naar
·       een mobiliteitsplan: Een plan met de verwachte vervoersmiddelen van, naar en rondom het evenemententerrein; voor o.a. bezoekers, organisatie, leveranciers, hulpdiensten en voorzieningen als parkeerplaatsen.
·       een verkeersplan: Wanneer je een straat wil afsluiten, moet het reguliere verkeer worden omgeleid. Daarvoor heb je een verkeersplan nodig; een plan met de verkeersmaatregelen (afsluitingen, omleidingsroutes, verkeersborden, oversteekplaatsen enz.). Depot Eindhoven kan je hierbij bijvoorbeeld helpen. Voor meer informatie, stuur een e-mail naar info@depot-eindhoven.nl. 
·       Een zorgplan: Een plan met de te verwachten zorgvragen en risico’s en de daarop gebaseerde inzet, informatie over de evenementenzorgorganisatie, de zorgpost enz.

Het is ook mogelijk om – tegen betaling - het aanvragen van de vergunning en/of het opstellen van de vereiste plannen uit te besteden aan Eindhoven52.

In het Nederlands Handboek Evenementen Veiligheid (NHEV) vind je meer informatie over evenementenveiligheid. Het NHEV is een bundeling van kennis, regelgeving, normen en ervaringen op het gebied van evenementenveiligheid.

De te betalen leges zijn afhankelijk van de grootte, aard en locatie van je evenement. De leges zijn te vinden in de Verordening op de heffing en de invordering van leges vergunningen en aanverwante diensten.

Voor 2023 gelden de volgende bedragen:
- Melding klein evenement                                                                 : € 0,-
- Categorie A evenement (regulier evenement)                              : € 500,-
- Categorie B evenement (evenement met verhoogde aandacht): € 2.500,-
- Categorie C evenement (risico evenement)                                   : € 25.000,-

Als je op je evenement in de openbare ruimte zwak alcoholische dranken wil schenken, dan heb je in sommige gevallen een ontheffing artikel 35 (Alcoholwet) nodig. Deze kun je tot 4 weken voorafgaand aan je evenement aanvragen.

Of een artikel35  nodig is moet je jezelf 2 vragen stellen: 
1. Vindt de verstrekking binnen de grenzen van de inrichting plaats. Dus het terras mag niet worden uitgebreid en er mag geen sprake zijn van verplaatsingen met drankjes, het publiek mag dus niet buiten de terras meters staan. 

2. Valt het binnen de normale bedrijfsvoering?

Als hier nee op wordt geantwoord moet er een ontheffing worden aangevraagd. 

Elektriciteit
Op een aantal locaties in Eindhoven staan elektra- of stroomkasten om onder andere evenementen van stroom te kunnen voorzien. Meer informatie hierover vind je bij Easy Power Supply.

Water
Als er geen of onvoldoende wateraansluitingen zijn op je locatie, kun je bij Brabant Water een evenementenaansluiting aanvragen.

Materialen
Gemeente Eindhoven en Eindhoven247 verhuren zelf geen materialen. Bij het Depot Eindhoven zijn voor wijkverenigingen, wijk- en buurtfeesten, culturele en non profit organisaties diverse materialen te huur tegen een  maatschappelijk tarief.
Voor meer informatie stuur een e-mail naar info@depot-eindhoven.nl.

Klimaatdeal Evenementen
Eindhoven werkt aan een duurzame toekomst. Met verschillende sectoren zijn ‘klimaatdeals’ gesloten, waaronder de Klimaatdeal Evenementen.

Schoonmaak
Het evenemententerrein moet na afloop van je evenement schoon worden opgeleverd.
Ook moet je maatregelen nemen om vervuiling van het terrein te beperken (bijvoorbeeld door het plaatsen van kliko’s).

Plastic
Op open evenementen moeten bezoekers vanaf 1 juli 2023 betalen voor een wegwerpbeker en -bakje als deze plastic bevat. Bezoekers moeten gebruik kunnen maken van een herbruikbaar alternatief met een retoursysteem, of van een zelf meegebrachte beker of verpakking. Met open evenementen worden bijvoorbeeld een braderie, marathon of een open stadsevenement als Carnaval bedoeld. Voor gesloten evenementen geldt de regelgeving vanaf 1 januari 2024. Met gesloten evenementen worden evenementen op een locatie met een omheining bedoeld. Voor meer informatie: minderwegwerpplastic

Ballonnen
Het oplaten van ballonnen lijkt heel vrolijk en feestelijk. Toch heeft het nadelige gevolgen voor zowel mens, dier als natuur en dat past niet bij de duurzame ambities van Eindhoven. Daarom wordt het oplaten van ballonnen actief ontmoedigd in onze gemeente. Gelukkig zijn er genoeg alternatieven. Meer informatie en de alternatieven vind je hier. 

Met aandacht voor diversiteit en inclusie wil de gemeente Eindhoven dat iedereen in Eindhoven - op een gelijkwaardige manier - mee kan doen, ook op het gebied van evenementen. Het is belangrijk dat alle Eindhovenaren, met en zonder beperking, volledig mee kunnen doen in onze samenleving. Samen streven we naar een fysiek, sociaal en digitaal toegankelijke stad. Meer informatie over toegankelijkheid vind je hier.

Voor vragen en advies op het gebied van toegankelijkheid op evenementen kan contact opgenomen worden met Eindhoven Toegangelijk. 

Promoten van een product of dienst
Vergunningen voor een standplaats voor promotie worden verleend door de gemeente Eindhoven. Informatie hierover vind je hier.
Voor meer informatie kun je een e-mail sturen naar apv@eindhoven.nl.

Verkopen van een product tijdens een evenement
Als je een product wil verkopen tijdens een evenement, kun je contact opnemen met de organisator van het betreffende evenement.

Organiseren van een besloten evenement op eigen terrein
Voor een besloten evenement op eigen terrein hoef je geen melding in te dienen of vergunning aan te vragen. Het evenement kan plaatsvinden als je kunt voldoen aan de omgevingsvergunning van jouw locatie. Indien er een tent wordt geplaatst bestemd voor meer dan 150 personen, moet je wel een gebruiksmelding brandveilig gebruik indienen bij omgevingsloket@eindhoven.nl. 

Organiseren van een tentoonstelling in de openbare ruimte
Voor het plaatsen van een tijdelijk object in de openbare ruimte, zoals een tentoonstelling, kun je een vergunning gebruik openbare ruimte aanvragen. Voor meer informatie kun je een e-mail sturen naar vor@eindhoven.nl.

Organiseren van een demonstratie of manifestatie
Een demonstratie of manifestatie moet je van tevoren melden.

Verklaring van geen bezwaar
Organiseer je een toertocht of wedstrijd die niet start of eindigt in Eindhoven, maar hier wel doorheen gaat, dan heb je toestemming nodig van de gemeente Eindhoven. Dit heet een verklaring van geen bezwaar.
Deze verklaring vraag je minimaal 8 weken voor de start van het evenement aan.
Ga naar Aanvraagformulier Verklaring van geen bezwaar.

Start of eindigt je tocht in Eindhoven dan heb je waarschijnlijk een evenementenvergunning nodig.

Wil je weten waar verkeershinder plaatsvindt tijdens wegwerkzaamheden en evenementen in Eindhoven? Kijk dan op de kaart van de gemeente Eindhoven. Via de routeplanner kun je vooraf een route plannen. Vergeet niet onder de datum het gewenste tijdstip van reizen in te voeren.

Zie Klachten